Hvordan integrerer man SAP C4C med MS Outlook?

Integrationen af SAP C4C med MS Outlook åbner døren for, at du automatisk kan registrere e-mails og aftaler fra MS Outlook direkte til SAP C4C. SAP C4C add-in til MS Outlook giver dig et realtidsoverblik over dine kontakter, mens du læser og skriver en ny e-mail eller bekræfter og opretter aftaler… Lad os se på, hvordan en bruger kan integrere SAP C4C med MS Outlook, og hvordan han/hun kan få mest muligt ud af SAP C4C add-in-funktionerne til MS Outlook.

For at downloade tilføjelsesprogrammet skal du klikke på dit profilikon i SAP C4C og vælge “Download”.

Klik på “DOWNLOAD” under Add-In for Microsoft Outlook. Gem filen, og kør installationsprocessen.

Efter installationsprocessen skal du genstarte MS Outlook. Når du åbner MS Outlook igen, kan du se tilføjelsesprogrammet til SAP C4C i højre side af fanen Start.

Arbejde med tilføjelsesprogrammer i MS Outlook

For at begynde at bruge tilføjelsen skal du klikke på “Log på” for at starte med at bruge den.

På det viste logon-skærmbillede kan du indtaste URL-adressen til din SAP C4C samt dit brugernavn og din adgangskode.

Når du logger ind i MS Outlook under din SAP C4C-konto, har du nu alle oplysninger fra SAP C4C forbundet med dine kontakter i MS Outlook.

Tilføjelse af en ny kontakt til SAP C4C fra MS Outlook

Når du åbner en modtaget e-mail fra en kontakt, som endnu ikke er gemt i SAP C4C, vises kontaktoplysningerne i højre rude. Hvis du vil tilføje kontakten til SAP C4C, skal du klikke på plustegnet i ruden.

Du får vist vinduet med kontaktoplysninger, hvor du kan redigere oplysningerne, før du gemmer dem, hvis du har brug for det. For at gemme den skal du klikke på “Tilføj kontakt” i SAP-afsnittet for at gemme den.

I det næste vindue har du to muligheder: at sende kontakten med det samme eller at tildele kontakten til en eksisterende konto. Du skal bruge indstillingen “Tilføj reference” og vælge den konto, du foretrækker.

Visning af kontaktoplysninger fra SAP C4C

Hvis du kommunikerer med en kunde, der er gemt i SAP C4C som en kontakt, vil du se alle relevante oplysninger i højre rude i MS Outlook. Det eneste, du skal gøre, er at åbne en e-mail fra kunden.

Du har fire faner i højre rude:

• Kontakt: viser faktiske objekter, der er relevante for kontakt, f.eks. tips, muligheder, tilbud osv.
• Feed: viser alle e-mails, telefonopkald og aftaler, du har udvekslet med kontakten, i kronologisk rækkefølge.
• Hylde: viser dine objekter, der er markeret som favoritter eller meddelelser.
• Meddelelser: Viser meddelelser som i SAP C4C.

Udarbejde en ny e-mail

Du kan gemme nyligt udarbejdede e-mails i SAP C4C som en udført aktivitet. Hvis e-mail-kommunikationen vedrører et specifikt tilbud, kan du tildele e-mailen til det pågældende tilbud. Når du har skrevet en ny e-mail, skal du klikke på “Gem og send e-mail”.

I det nye vindue, der åbnes, kan du vælge det objekt, som du vil tildele e-mailen.

I feltet “Find” indtaster du navnet på det søgte objekt og vælger den foretrukne post, efter at du har klikket på “Add Reference”.

Oprettelse af en aftale

Du kan også automatisk tilføje en aftale til SAP C4C. Hvis du åbner en eksisterende aftale i MS Outlook, og du vil tilføje den til SAP C4C, skal du klikke på “Add Appointment” (Tilføj aftale) og vælge den post, som du vil tilføje aftalen til.

Hvis du vil oprette en ny aftale, skal du klikke på “Save, Send and Sync Appointment” (Gem, send og synkroniser aftale). Aftalen gemmes både i MS Outlook og i SAP C4C.

Du kan gemme aftaler og e-mails som poster i SAP C4C, så du hele tiden har et overblik over dine aktiviteter i SAP C4C. Du kan se alle optegnelser om telefonopkald, aftaler, opgaver og e-mails, der er relateret til et bestemt objekt, på fanen Aktivitet i SAP C4C.

Integrationen af SAP C4C med MS Outlook gør kommunikationen og samarbejdet med dine kunder mere behageligt og hurtigere. SAP C4C registrerer automatisk alle aktiviteterne, og du har stadig mulighed for at oprette dem manuelt.

Andrea Novosadova, CX-konsulent